Cómo hacer un flujo de caja en tu comercio

Para hacer el flujo de caja de tu empresa, lo más importante es mantener un orden en la contabilidad, así, al momento de realizarlo, podrás acceder fácilmente a los datos necesarios. Con esto claro, solo necesitás seguir estos 5 pasos:

1. Contar con toda la información contable de tu negocio, balance general y estado de resultados. Esa información te dará el saldo inicial, punto de partida del flujo.
2. Definir el periodo a analizar.
3. Registrar todos los ingresos de ese periodo.
4. Registrar los gastos o egresos en el periodo.
5. Al tener todos esos registros, se calcula la diferencia entre los ingresos totales y gastos o egresos totales, junto con el monto inicial.

También podés hacer un flujo de caja proyectado, que permite estimar números a futuro, y así anticiparte a algún déficit que pueda haber, o estimar una ganancia extra que puede ser planificada como inversión.

1. Saldo inicial: Es el dinero en efectivo con el que se inicia el periodo, el cual puede ser negativo o positivo. En otras palabras, es la cantidad de dinero disponible o que se debe y que hace parte de tus actividades comerciales.

2. Cuenta de Ingresos: Contempla todos los conceptos por los cuales ingresa dinero en efectivo a tu compañía, como por ejemplo:

• Ventas al contado: Se completa con la cantidad de dinero que se recibe, en la fecha que se recibe por la entrega de un producto por parte de tu negocio.
• Cobros a deudores: Se ingresan los datos de las ventas o parte de ellas que se hayan hecho a crédito, en la fecha en que se hace efectivo el pago.
• Préstamos: Se refiere a las cantidades de dinero que se reciben por este concepto ya sea de bancos, otras empresas o terceras personas.
• Otros ingresos: Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, estos ingresos pueden variar. Aquí algunos ejemplos: Ingresos por alquiler de inmuebles, Ingresos por intereses de cuentas o inversiones, pagos de préstamos a terceros, ventas de inmuebles o equipos diferentes a tus actividades comerciales, ganancias ocasionales (loterías, juegos, etc.) que invetís en tu negocio, y aportes de los socios, entre otros.

3. Cuenta de Egresos: Contempla todos los conceptos por los cuales sale dinero de tu empresa, por ejemplo:

• Ventas al contado: Son los valores de nuestras ventas en efectivo, es decir, efectivo que ingresa a tu empresa por nuestros productos y/o servicios.
• Compras al contado: Aquí se deben tener en cuenta todas aquellas compras que se hagan sacando dinero de la caja de tu empresa. Tenés que marcar en la fecha en la cual se hace efectivo el egreso de dinero al realizar estas compras.
• Gastos de nómina: Son los pagos que realizás a tus trabajadores, incluyendo obra social, jubilaciones, entre otros.
• Gastos de alquiler: Si tu empresa paga alquiler por algún concepto (el edificio donde funciona la empresa, maquinaria equipamiento, etc.), se deben especificar aquí.
• Pago de servicios: Electricidad, agua, gas, internet y todos los servicios que consuma tu negocio, se incluyen en este ítem.
• Pago a proveedores.

4. Saldo final: Al tener ya definidos los Ingresos y Egresos del periodo, podés comparar los dos totales para empezar a definir en qué usarás los recursos disponibles, o cómo encontrar los recursos faltantes. El saldo final será la diferencia entre tus ingresos y egresos de efectivo, durante el mismo periodo de tiempo. Si el resultado es positivo significará que los cobros del periodo han sido superiores a los pagos de este. Si por el contrario es negativo, significa que las salidas de dinero fueron mayores a los ingresos y tu negocio no estará generando recursos suficientes. Si el saldo final es 0, indica que los ingresos del periodo son iguales a los egresos de este. Sea cual sea el resultado, nuestro saldo final actual, será el saldo inicial en el siguiente flujo de caja (normalmente será el mes siguiente). 

Si querés mantener tu flujo de caja positivo, revisá aquí algunas estrategias que BBVA te recomienda.

Para calcular el flujo de caja, debés tener todos los datos al día y seguir estos pasos:

• Paso 1: Obtené el “Beneficio Bruto” restando el total de tus ventas menos el coste de las mismas.
• Paso 2: Al “Beneficio Bruto”, tenés que restarle los gastos de ventas y los gastos amortizables y sumarle otros ingresos. Así obtendrás el “Beneficio Antes de Impuestos e Intereses ("EBIT").
• Paso 3: Al "EBIT" le restás los impuestos y obtendrás los “Beneficios operativos después de impuestos” ("NOPAT").
• Paso 4: Una vez conseguido el “NOPAT”, tenés que sumarle los gastos de amortización y el resultado será el “Flujo de caja bruto”.
• Paso 5: Al “Flujo de caja bruto” tenés que restarle la “Inversión en activo circulante operativo” y la “Inversión en activo fijo operativo”. Así, obtendrás el “Flujo de caja libre”, que será tu resultado final. 

Todo este proceso se puede resumir en una fórmula básica:

Flujo de caja = Beneficio Neto + Amortizaciones + Provisiones

Siempre tenés que tratar de usar el resultado del flujo de caja a tu favor, o sea, según sus resultados, anticiparte a los hechos y no sentarte a esperar a ver qué pasa. Tenés que tomar acción e interpretar los datos para:

• Saber con anticipación si no tenés dinero suficiente.
• Cumplir con los requerimientos de préstamos por si los necesitás.
• Si tenés más ingresos que costos, el saldo positivo se puede invertir, por ejemplo, en la bolsa de valores y generar ingresos adicionales. Si se consiguen ingresos, estos se tienen que registrar como intereses ganados en la fila de los ingresos.
• Saber si podés comprar un producto o mercadería en concreto, o invertir en maquinaria o algún activo o instrumento financiero, si el saldo final es altamente positivo.
• Decidir si necesitás cortar ciertos gastos específicos.
• Conocer si podés comprar en efectivo o si es necesario solicitar un préstamo.
• Pensar si es necesario cobrar al contado (si no hay efectivo) o es posible otorgar préstamos (si existe un excedente de dinero).
• Identificar si podés pagar las deudas a tiempo o requerís pedir un refinanciamiento o un nuevo crédito.
• Decidir si es necesario aumentar el efectivo disponible en el caso que se decida participar en una oportunidad de inversión.

Para terminar, en BBVA te damos algunas ideas de cómo actuar después de realizado el Flujo de Caja.

Si el saldo es positivo tenés la posibilidad de usar los recursos adicionales, por ejemplo:

• Pagá a proveedores que estén ofreciendo descuentos por pagos anticipados 
• Comprá títulos de valor a corto plazo
• Renová algún tipo de equipo o maquinaria
• Cubrí alguna deuda de largo plazo 
• Asegurate que este saldo positivo te permita cubrir algún déficit que pueda ocurrir en el periodo siguiente.

Si tomás cualquier iniciativa diferente a pasar este saldo tal al siguiente periodo, tené en cuenta que tu flujo de caja cambiará y el destino de ese dinero deberá quedar especificado en el próximo flujo.

Si el saldo es negativo tenés que analizar varias posibilidades: 

• Buscá en tu flujo de caja aquellos espacios de tiempo donde vayas a tener ingresos altos y bajos gastos (un balance positivo por así decirlo) y conversá con tu proveedor para definir una fecha de pago.
  
• Podés establecer promociones con precios más bajos y que aún sean rentables para obtener efectivo más rápido.
• Podés programar descuentos por pago adelantado para aquellas personas que te deben dinero.
• Solicitá créditos o préstamos a corto plazo a tu banco.

Si el saldo es cero podés usar estrategias parecidas a cuando el saldo es negativo:

• Podés establecer promociones y/o descuentos rentables para tu negocio, más no excederte dado que un saldo cero no presenta el mismo riesgo que un salgo negativo.
• Podés revisar flujos de caja de periodos anteriores y encontrar reservas de efectivo con las que podés ajustar para el siguiente período.